Navigator für die Beschäftigung von studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräften (digitale Antragstellung)

Hinweise zur Nutzung des digitalen Hilfskraftantrages

Keine Testfälle anlegen

Bitte sehen Sie davon ab, Testfälle im Personal-Online-Service zu erstellen. Auch unvollständig verarbeitete Testfälle sind im Personalverwaltungssystem sichtbar und führen zur Anlage eines Beschäftigungsverhältnisses. Es ist eine manuelle Bereinigung erforderlich.

Prüfung bestehender Verträge

Bitte stellen Sie vor der Antragstellung sicher, ob die Hilfskraft aktuell einen laufenden Vertrag an einer anderen Beschäftigungsstelle hat. In solchen Fällen muss für den Zeitraum der Überschneidung eine Arbeitszeiterhöhung in Papierform beantragt werden.

Suche in SVA (Personalsystem)

Der erste Schritt jeder Antragstellung muss zwingend die „Suche im SVA“ sein. Andernfalls kann es zu einer doppelten Anlage des Personalfalls kommen – mit Auswirkungen auf weitere Systeme (z. B. SIAM).

Arbeitsvertrag
  • Der Arbeitsvertrag wird auch bei wissenschaftlichen Hilfskräften durch die Beschäftigungsstelle ausgefüllt, durch die Hilfskraft unterschrieben und dem digitalen Antrag als Anlage beigefügt. Dies dient einer Vereinheitlichung der Prozesse bei studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräften.
  • Das Delegationsverfahren gilt jedoch weiterhin nur für studentische Hilfskräfte. Die Verträge für wissenschaftliche Hilfskräfte werden ausschließlich durch die Hilfskraft sowie das Dezernat Personal und Recht unterzeichnet.
  • Sie erhalten den vom Dezernat Personal und Recht unterzeichneten Vertrag nach Prüfung des Einstellungs- bzw. Weiterbeschäftigungsvorganges per E-Mail an die antragstellende Person. Bitte leiten Sie den Vertrag an die Hilfskraft weiter oder händigen Sie den Vertrag der Hilfskraft aus. 

Hinweise zu den eingescannten Anlagen

  • Formular „Antrag auf Einstellung/Weiterbeschäftigung“: Dieses Formular muss dem digitalen Antrag nicht beigefügt werden. Die erforderliche Unterschrift der Institutsleitung bzw. der anordnungsbefugten Person wird durch die digitale Freigabe ersetzt.
  • Einzelne Formulare können zu einer Datei zusammengefasst werden. Beachten Sie bitte den Hilfetext im Register Dokumente im digitalen Antrag.
  • Dokumentenbezeichnung und -zuordnung: Achten Sie darauf die Dateien einheitlich zu benennen und der entsprechenden Dokumentenart (Einstellungsunterlegen, Verträge, LBV-Formulare). zuzuordnen. Die Bezeichnung beinhaltet das Einstellungs- bzw. Weiterbeschäftigungsdatum, Art des Dokuments und den Nachnamen der Hilfskraft (Bsp: 20250601_Arbeitsvertrag_Mueller).
  • zulässige Dateiformate: pdf, doc, docx, gif, jpg, jpeg
  • Es können maximal 10 Dokumente in einer maximalen Größe von 10 MB hochgeladen werden.

Bitte beachten Sie unsere Ausfüllhinweise für PDF-Formulare und füllen Sie die Formulare nicht im Internet-Browser aus, sondern mit dem Adobe Acrobat Reader.

Die Formulare sind nicht barrierefrei. Wenn Sie die Informationen nicht lesen können, dann schreiben Sie uns eine E-Mail.

Zugang zum digitalen Hilfskraftantrag

Digitale Neueinstellung einer studentischen Hilfskraft

Wahlmöglichkeit zwischen Vertragsunterzeichnung durch Institut oder Dezernat Personal und Recht.

siehe Rundschreiben Nr. 28/2007

  • Keine Nicht-EU-Ausländer/innen
  • Studierende einer deutschen Hochschule
  • Kein/e Fachhochschüler/in
  • IMA liegt vor
  • < 6 Jahre beschäftigt als SHK
  • nicht > als 85 Stunden

siehe Rundschreiben Nr. 48/2011

  • Nicht-EU-Ausländer/innen
  • Studierende einer Fachhochschule

Wenn keine Delegation beantragt wurde oder das Delegationsverfahren nicht gewünscht ist.

Wir benötigen von Ihnen:

Digitale Neueinstellung einer wissenschaftlichen Hilfskraft

Das Verfahren zur Einstellung von wissenschaftlichen Hilfskräften wurde geändert. Die Verträge werden nicht wie zuvor vom Dezernat Personal und Recht ausgestellt, sondern wie bei den studentischen Hilfskräften direkt durch die Institute/Einrichtungen.

Achtung: Das Delegationsverfahren findet hier keine Anwendung.

Wir benötigen von Ihnen:

  • Einstellungsunterlagen
    • Personalbogen und Belehrung und Erklärung (eine Datei)
    • Nachweis Hochschulabschluss
      • Bei einem ausländischen Bachelor-Abschluss zusätzlich zum Scan des Zeugnisses und eine ausführliche Immatrikulationsbescheinigung aus der hervorgeht, dass aktuell in einem Master-Studiengang studiert wird.
      • Bei Masterabschlüssen aus dem Ausland, ist die Gleichwertigkeit vorab von den Instituten/ Einrichtungen prüfen zu lassen.
    • Anlage zu den Vorbeschäftigungszeiten
    • Aufenthaltsbewilligung bei nicht EU-Ausländern (Bitte darauf achten, dass auf den § 57 LHG, § 16b (3) AufenthG oder § 5 Nr.1 BeschV verwiesen wird).

Digitale Weiterbeschäftigung einer studentischen Hilfskraft

Wir benötigen von Ihnen:

  • Einstellungsunterlagen
    • ggf. verlängerte Aufenthaltsbewilligung bei nicht EU-Ausländern

Digitale Weiterbeschäftigung einer wissenschaftlichen Hilfskraft

Das Verfahren zur Einstellung von wissenschaftlichen Hilfskräften wurde geändert. Die Verträge werden nicht wie zuvor vom Dezernat Personal und Recht ausgestellt, sondern wie bei den studentischen Hilfskräften direkt durch die Institute/Einrichtungen.

Achtung: Das Delegationsverfahren findet hier keine Anwendung.

Wir benötigen von Ihnen:

  • Einstellungsunterlagen
    • Aufenthaltsbewilligung bei nicht EU-Ausländern (Bitte darauf achten, dass auf den § 57 LHG, § 16b (3) AufenthG oder § 5 Nr.1 BeschV verwiesen wird).

Änderungen während der Beschäftigung einer Hilfskraft

Änderungen während des Beschäftigungsverhältnisses können aktuell noch nicht über ein digitales Verfahren abgebildet werden. In den Fällen einer Arbeitszeitänderung, Umbuchung oder vorzeitigen Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses ist zunächst weiterhin der papierbasierte Prozess anzuwenden.

Wir benötigen von Ihnen:

Kontakt

 

Dezernats 4 / Abteilung 41

Berufungen, Professor*innen, Beamt*innen, Hilfskräfte, Lehrbeauftragte, Praktikant*innen

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